SAA的供应商42chat已被几个大型协会成功使用，如美国人类学协会和美国地质学会。他们的网站符合GDPR和加州消费者隐私法案。看到更多:https://www.42chat.com/privacy-policy/．SAA工作人员不会看到预先注册人上传的信息，但SAA工作人员将收到尚未完成疫苗验证的预先注册人的状态报告，以便我们可以跟踪可能不知道要求的注册人。

如果供应商42chat不批准您的疫苗接种证明，并且您希望退款，请将供应商拒绝的邮件发送到meetings@saa.org所以我们可以退还您的注册费。

如果一个文档被拒绝，42chat会提供一个解释并将通知发送给您。建议您根据供应商提供的信息上传一个新文档。请记住，SAA的工作人员不参与这些决定，我们不能提供帮助，只能将您转回我们的供应商。

为保护所有与会者的健康和安全，未接种疫苗的人员将不允许参加会议。如果您决定不希望接种疫苗，请在2023年3月1日前以书面形式告知我们，以便获得全额退款。

请将任何其他问题发送至meetings@saa.org所以我们可以帮助你和加强这个常见问题。

由于成本高昂，在2023年的年会上，普通会议、专题讨论会和海报会议的演讲者将没有虚拟演讲选项。

计划在专题讨论会和一般性会议上发言但无法来波特兰的SAA成员，如果想继续参加该计划，可以联系他们的会议主席，询问他们是否愿意播放无法出席的演讲者的录音。会议主持人将负责下载演示文稿，并在能够满足要求的情况下携带笔记本电脑到会议室。

论坛、闪电会议和电子研讨会的演讲者应该联系他们的会议组织者，询问会议是否会利用强大的互联网能力。

一般会议和专题讨论会将不能添加新的参与者。

利用混合选项的论坛、点灯会议和电子专题讨论会可以添加演讲者，只要他们在2023年1月30日之前注册了会议并拥有活跃的SAA会员资格。

每届年会的策划工作在上一届年会之后立即开始。场地会议和活动室是专门为SAA年会配置的。每个房间都配有家具(如头桌、椅子)和视听设备(投影仪、声卡等)。供应商雇佣工人来布置房间，并确保我们的会议设备在现场。在某些情况下，供应商将设备运送到我们的会议场地(例如当他们需要确保有足够的声音补丁覆盖我们所有并发的房间时)。在最后一分钟更改布景，往好里说是昂贵的，往坏里说是不可能的，因为劳动力或设备无法出租。

由于虚拟组件工作组的工作，波特兰会议将为论坛、照明回合和电子研讨会提供强大的互联网。这些会议类型(论坛、照明会议和电子研讨会)的组织者可以选择利用强大的互联网连接，并允许演讲者虚拟参与。

今年，演讲者将能够虚拟演讲，但我们将没有虚拟出席的选择。

遗憾的是，每个房间的网络费用都非常昂贵，几乎没有讨价还价的余地。SAA董事会理解，成员希望同步会议有远程和现场演讲者(提高会议成本的技术)。而且成员们还希望会议登记率保持在尽可能低的水平。为了找到适合我们社区的混合解决方案，员工和董事会需要不断尝试，以便我们能够平衡这两种对立的需求。

是的!提交给国家考古庆祝海报比赛的海报将在波特兰的年会上和SAA网站上展示。与过去三年一样，投票将完全在网上进行。今年，任何人都有资格与SAA成员和会议注册人一起投票。现在开始接受参赛作品，截止日期为3月1日，比赛将于3月下旬开始投票。通过观看海报和投票来支持当地的传统和你最喜欢的设计:www.lb-hr.com/postercontest．这项比赛由南非大学的公共教育委员会和联盟协会理事会赞助，并通过向公共教育捐赠基金捐款而得以实现。

今年我们会不有上传海报的选项。在过去的两年里，我们已经有了电子海报选项，只有不到50%的海报被上传到年会网站，这就不能证明SAA为电子海报建设网站花费的1万美元是合理的。